"Il tempo è un grande maestro, ma sfortunatamente uccide tutti i suoi studenti." Hector Berlioz
E’ fondamentale che all’interno di un progetto esista una efficace gestione del tempo, sia in relazione al tempo complessivo per raggiungere gli obiettivi assegnati, sia quello assegnato a sottoprogetti definiti. Quando si parla di gestione del tempo lo si considera come uno degli strumenti fondamentali per l’attività dei team, costituiti dai momenti di incontro in cui effettuare analisi, sviluppare idee, fare il punto della situazione, impostare e condividere le azioni successive. Tali momenti si esplicitano spesso attraverso la convocazione di una riunione, ma non è raro però che la riunione porti a situazioni negative ed insoddisfacenti per i partecipanti e, cosa più importante, per le sorti del progetto stesso. Per introdotte il tema della gestione del tempo partiamo con una storia: Un anziano professore venne contattato per tenere una lezione di formazione sulla "Pianificazione efficace del tempo" ad un gruppo di una quindicina di dirigenti di importanti aziende americane. Il corso faceva parte di una delle cinque sessioni di un progetto formativo e il professore aveva a disposizione solamente un'ora "per fare lezione". In piedi, davanti a questo gruppo di manager (pronto a prendere appunti su tutto ciò che l'esperto stava per insegnare), l'anziano professore li guardò ad uno ad uno, lentamente, e poi disse: "Adesso faremo un esperimento". Da sotto al tavolo che lo separava dagli allievi, il vecchio professore tirò fuori un grande recipiente di vetro da più di 4 litri, e lo posò delicatamente davanti a sé. Poi tirò fuori una dozzina di ciottoli grandi all'incirca come delle palle da tennis ed uno ad uno li mise delicatamente dentro il vaso Quando questo fu riempito fino al bordo e fu impossibile aggiungere anche un solo sasso, alzò lentamente gli occhi verso i suoi allievi e domandò: "Questo vaso è pieno?" Tutti risposero "Sì". Attese qualche secondo e aggiunse: "Davvero?" Allora si chinò di nuovo e tirò fuori da sotto al tavolo un secondo contenitore, questa volta pieno di ghiaia. Con attenzione versò questa ghiaia sui grossi sassi e poi scosse leggermente il vaso. I pezzettini di ghiaia si infiltrarono tra i sassi, fino al fondo del recipiente. L'anziano professore alzò nuovamente lo sguardo verso il suo uditorio e ridomandò: "Questo vaso è pieno?" Questa volta i suoi brillanti allievi cominciavano a comprendere il suo armeggiare. Uno di essi rispose: "Probabilmente no!" "Bene" rispose l'anziano professore. Si piegò di nuovo e questa volta tirò fuori da sotto al tavolo un secchio di sabbia. Con delicatezza versò la sabbia nel vaso. La sabbia andò a riempire gli spazi tra i grossi ciottoli e la ghiaia. Ancora una volta domandò: "Questo vaso è pieno?" Questa volta, senza esitare e in coro, i suoi allievi risposero: "No!" "Bene!" soggiunse il vecchio professore. E, come ormai si aspettavano i suoi prestigiosi allievi, prese la brocca dell'acqua che stava sul tavolo e riempì il vaso fino al bordo. L'anziano professore alzò allora gli occhi verso il gruppo e domandò: "Quale grande verità ci dimostra questo esperimento?" Il più furbo, il più audace dei suoi allievi, ripensando all'argomento del corso rispose: "Dimostra che anche quando si crede che la nostra agenda sia completamente piena, ci si possono aggiungere altri appuntamenti, altre cose da fare." "No" rispose il vecchio professore "Non è questo. La grande verità che quest'esperimento ci dimostra è la seguente: se non si mettono per primi i sassi più grossi all'interno del vaso, non ci si potrà mettere tutto il resto in seguito!". Ci fu un profondo silenzio, mentre ciascuno prendeva coscienza dell'evidenza di questa affermazione. L'anziano professore disse allora: "Quali sono i sassi più grossi nella vostra vita? La vostra salute? La vostra famiglia? I vostri amici e le vostre amiche? Realizzare i vostri sogni? Fare ciò che vi piace? Imparare? Difendere una causa? Essere rilassati? Darsi il tempo? O cose del tutto diverse? Quello che dobbiamo ricordarci è l'importanza di mettere per primi nella propria vita i SASSI PIU' GROSSI, altrimenti si rischia di non riuscire a fare propria la vita. Se si da priorità alle minuzie (la ghiaia, la sabbia) ci si riempirà la vita di inezie e non si avrà a sufficienza del tempo prezioso da consacrare alle cose importanti della vita. Allora non dimenticate di porvi la domanda: "Quali sono i SASSI PIU' GROSSI nella mia vita?" E poi metteteli per primi nel vostro vaso!" Con un cenno amichevole della mano l'anziano professore salutò il suo uditorio e lentamente uscì dall'aula." Dopo questa istruttiva lezione cosa possiamo ancora aggiungere ? Intanto possiamo affermare che il tempo è una risorsa "democratica" in quanto equamente distribuita: tutti disponiamo dello stesso numero di ore in una giornata e non possiamo quindi decidere la quantità del nostro tempo, ma possiamo deciderne la qualità, attraverso l'utilizzo che ne facciamo. Scegliere come occupare il tempo significa scegliere come vivere, cosa fare della propria vita Ma è anche vero che una delle frasi che maggiormente ricorrono è proprio "mi manca il tempo", come se lo avessimo smarrito o fossimo stati vittima di un furto ? Allora chi sono "i ladri che ci rubano il tempo" ? Essi sono:
A fronte di questi "reati" va però osservato che spesso le cause di perdita di tempo che imputiamo all'esterno vanno ricercate:
Diversi studi hanno mostrato che tipicamente non si è abituati a dedicare tempo a programmare il proprio tempo. Questo perché si ha l'impressione di sottrarre tempo all'azione e così facendo non si riesce ad agire secondo le vere priorità, permettendo che le situazioni urgenti prevarichino le attività veramente importanti. Spesso poi si tende a farsi carico di lavoro operativo che si potrebbe delegare, questo, nella maggior parte dei casi, per ricercare conforto e sicurezza nell'azione, facendo sì che il lavoro per noi veramente importante (intellettuale) venga rimandato. E questo produce la sensazione di coda di attesa, sovraccarico ed inadeguatezza.
